E-Mails und andere Produktivitätswerkzeuge

Die Umstellung auf Kommunikationsmittel, die effektiver sind als E-Mail, war ein langsamer Prozess, insbesondere angesichts der Tatsache, wie allgegenwärtig E-Mails sind. Es ist schwer, etwas zu ersetzen, das zu einem wesentlichen Bestandteil des Geschäftsbetriebs und der Kommunikation geworden ist, da Team- und Projektmanager weiterhin stark von E-Mails für Dokumentation, Planung und Management abhängig sind. Das Streben nach mehr Effizienz hat dazu geführt, dass organisatorische Aufgaben schrittweise auf neuere, effizientere Produktivitätswerkzeuge migriert wurden, aber die Frage ist in aller Munde: „Ist das Ablegen von E-Mails wirklich der richtige Weg nach vorne?

Warum nicht einfach bei der E-Mail bleiben?

Bevor Sie Alternativen zu E-Mail in Betracht ziehen, müssen Sie von der Idee überzeugt sein, dass Ihr Team ein Upgrade benötigt. E-Mails wurden nicht wirklich für Projektmanagement, Fehlerverfolgung oder gar Zusammenarbeit entwickelt. So wie E-Mail den Telegrafen ersetzt hat und Textnachrichten die informellen Funktionen von E-Mails weitgehend ersetzt haben, sind viele andere Werkzeuge entstanden, um die Funktionen des Geschäftsbetriebs zu ersetzen, die auf E-Mails gestoßen wurden. E-Mails werden von den Mitarbeitern oft als zeitaufwendig, ineffizient, unpersönlich und sogar ablenkend verspottet. Vor allem Entwickler brauchen etwas agileres, einen besseren Weg, ihre Projekte und Aufgaben zu verwalten, die Teamarbeit zu erleichtern und Fehler und Probleme zu verfolgen.

Sie können die Verwendung von E-Mails einstellen, aber das Problem wird nicht behoben.

Warum dann E-Mails aufbewahren?

Trotz seiner Klischeehaft bietet E-Mail eine einfache Möglichkeit für Sie, Aufgaben zu delegieren, Ihr Team über Projekttermine und -richtlinien auf dem Laufenden zu halten, Besprechungen zu planen und ein permanentes Protokoll der Kommunikation und Updates zu führen. Bestimmten produktivitätssteigernden Tools fehlt die Möglichkeit, Nachrichten nach Typ zu filtern und zu organisieren, und E-Mails ermöglichen es Ihnen, ohne großen Aufwand auf eine vollständige Zeitleiste der Kommunikation zuzugreifen. Das Verständnis der Vor- und Nachteile von E-Mails ist unerlässlich, wenn Sie auf andere Kommunikations-, Kooperations- und Management-Tools umsteigen.

Welche Alternativen gibt es?

Tools mit Video-Chat und VoIP-Funktionen

Die vielleicht größte Lücke, die E-Mail nicht füllen konnte, ist die fehlende Unterstützung für Video-Chat- und VoIP-Funktionen. Nichts sagt mehr über „Effizienz“ aus als Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Die Möglichkeit, Probleme und Fehler, Produktivitätsziele, Projektrichtlinien und zu erledigende Aufgaben sofort zu besprechen, erspart Stunden für das Schreiben langer E-Mails und das Warten auf Antworten.

  1. Google Hangouts ist eine großartige Möglichkeit, von endlosen E-Mail-Ketten zu einem einzigen persönlichen Videoanruf überzugehen, der plötzliche Änderungen der Projektanforderungen kommuniziert oder den Fortschritt einer Aufgabe diskutiert. Hangouts sind von einer Vielzahl von Geräten aus zugänglich und mit kostenlosen Anrufen für bis zu 10 Personen eine kostengünstige Möglichkeit, unnötige Hin- und Herkommunikation zu minimieren.
  2. Mit Skype können Sie einen virtuellen Konferenzraum einrichten, der Teammitglieder von verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen kostenlos zusammenbringt. Die Screen-Sharing-Funktion ermöglicht es Ihnen, Präsentationen und Demonstrationen durchzuführen, ohne einen physischen Raum und einen Projektor zu benötigen, was die Trainings- und Onboarding-Prozesse beschleunigt. Seine File-Sharing-Funktionen können genutzt werden, um wichtige Dokumente und Dateien in Echtzeit nach Bedarf zu versenden, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Der vielleicht größte Nachteil dieser Tools ist, dass es nicht möglich ist, jeden einzelnen Anruf aufzuzeichnen, um die Diskussionen und Entscheidungen zu verfolgen.

Tools mit Instant Messaging-Funktionen

E-Mails haben sich zu einem formalen Kommunikationsmittel entwickelt, und die Etikette verlangt, dass Sie eine Reihe von Formalitäten anwenden, einschließlich der Ansprache des Empfängers, der Frage, wie seine Woche verlaufen ist, und der Unterschrift mit ein paar Höflichkeiten. Die unpersönliche Natur von E-Mails erleichtert die Bildung von Silos innerhalb eines Unternehmens und schafft ein eher bürokratisches Umfeld, in dem Aufgaben ständig verschoben und delegiert werden. Die Mitarbeiter müssen nicht persönlich mit den Kollegen sprechen, denen sie das kurze Ende des Weges vorgeben, was zu einem eher ineffizienten Verhalten führt.

  1. Schlupf wird in Unternehmen immer allgegenwärtiger als E-Mails. Es ist einfach, eine E-Mail zu ignorieren, aber es ist schwer, eine Slack-Benachrichtigung zu ignorieren, besonders eine, die so persönlich an Sie adressiert scheint. Nicht, dass es aufdringlich wäre; es garantiert lediglich eine viel schnellere Antwort als eine E-Mail. Kanäle helfen, Gespräche zu optimieren und gezieltere Nachrichten an Mitarbeiter und Teammitglieder zu senden, so dass alle auf der gleichen Seite sind, ohne sich mit einem überladenen Posteingang befassen zu müssen. Transparenz und Rechenschaftspflicht sind auf Slack viel einfacher aufrechtzuerhalten, und Dateien, die auf Kanälen gemeinsam genutzt werden, können kommentiert werden, was den Prozess der Rückmeldung wesentlich schneller macht. Es ist auch viel, viel einfacher, nach Gesprächen und Dateien auf Slack zu suchen, obwohl permanente Protokolle manchmal schwer zu pflegen sein können, da es so einfach ist, Nachrichten aus der Anwendung zu löschen.
  2. WhatsApp ist eine unglaublich nützliche Alternative zu E-Mails, die von vielen Managern übersehen wird. Nutzung seiner Verbindung zur persönlichen und informellen Kommunikation. WhatsApp bietet jedoch außergewöhnliche Video- und Sprachanruffunktionen sowie eine sofortige Dateifreigabe. Seine Benutzerfreundlichkeit hebt es von den meisten anderen Instant Messaging-Anwendungen ab, und es macht die ganze „Ich habe Ihre E-Mail nicht gesehen“-Entschuldigung zunichte, indem es den Nachweis über die Zustellung einer Nachricht durch die stark verunsicherten „blauen Häkchen“ selbst bei Gruppen-Chats liefert. Und das Beste an WhatsApp ist, dass Fehler nicht in Stein gemeißelt werden, da Sie Nachrichten löschen können, nachdem die Person, an die Sie sie gesendet haben, sie empfangen und sogar gelesen hat, bis zu 7 Minuten nach dem Drücken von „Senden“. Der Einsatz von End-to-End-Verschlüsselung bietet dem Anwender zudem einen sicheren Kommunikationskanal.

Die Nachteile von Instant Messaging-Tools wie Slack und WhatsApp liegen in der fehlenden permanenten Protokollierung von Informationen.

Tools mit Projektmanagement-Funktionen

Seien wir ehrlich, die Verwaltung von Teams und Projekten per E-Mail ist eine Sisyphusarbeit. Manager müssen jeden Tag durch Berge von E-Mails waten und sie organisieren, nur um am nächsten Tag zur Arbeit zurückzukehren und einen weiteren Berg von E-Mails zu bewältigen. Dadurch bleibt ihnen kaum Zeit und Energie, sich tatsächlich für ihr Projekt zu engagieren. Wenn sie in einem Sumpf von E-Mails verloren gehen, sind ihre Teammitglieder auch verwirrt und richtungslos, und Probleme, Fehler und Verzögerungen türmen sich auf, bis der Manager überfordert oder gezwungen ist, sich mit weniger zufrieden zu geben, als er erreichen will.

  1. Basecamp war revolutionär in seiner einfachen Herangehensweise an eine bisher schwierige Aufgabe, indem es ein einziges Dashboard schuf, über das ein ganzes Projekt verwaltet und überwacht werden kann. Mitarbeiter können eingeladen werden, an Aufgabenlisten mitzuwirken, wichtige Dateien und Updates hinzuzufügen, ihr Feedback zu Vorschlägen abzugeben und wichtige Fragen zu beantworten. Sie können den Fortschritt Ihrer Projekte leicht verfolgen und Ihrem Team auch das Gesamtbild zeigen, an dem es arbeitet. Alle Informationen, die ein Manager benötigt, sind übersichtlich und leicht zugänglich, und all dies geschieht ohne einen Stapel von E-Mails, die jeweils einen kleinen Teil der Informationen über den Projektfortschritt enthalten.
  2. Jira ist ein wunderbares Werkzeug, mit dem Sie Softwareentwicklungsprojekte verfolgen und verwalten können, indem Sie einen Workflow implementieren können, der am besten zu dem Projekt passt, das Sie gerade ausführen. Es bietet Entwicklern eine agile Arbeitsumgebung, indem es einen einzigen Raum schafft, in dem Probleme und Geschichten erstellt, Sprints geplant und Aufgaben zugewiesen, priorisiert und bis zur Fertigstellung verfolgt werden können.
  3. Workflowy ist für die Teammitglieder oder Manager, die einen einzigen Ort wollen, um alle ihre Informationen zu speichern und zu organisieren, um sie selbst zu lesen. Es verkauft sich als „unendliches Dokument“, das alle Dokumente enthält, die Sie möglicherweise benötigen, ein unendliches Informationsspeicher, wenn Sie so wollen. Sie können Ihre To-Do-Listen, Aufgabenparameter, halb abgeschlossene Projekte und buchstäblich alles, was es wert ist, auf Workflowy zu dokumentieren, so kategorisieren, dass SIE leicht darauf zugreifen können.
  4. BlogIn fungiert als eine Art Enzyklopädie für ein Unternehmen, die alle Details über seine Arbeitsabläufe und Prozesse, seine Richtlinien und Updates sowie die Geschichte der Unternehmensabläufe integriert. Anstatt eine weitere E-Mail an eine Liste von E-Mails mit Informationen über frühere Verfahren oder Ergänzungen zum Firmenwissen anzuhängen, können Sie lediglich einen einzelnen Beitrag mit all diesen Informationen aktualisieren, um neue Verfahren und neues Wissen widerzuspiegeln.

Nicht alle Funktionen von E-Mail können jedoch auf diese Projektmanagement-Tools übertragen werden. Die Planung von Meetings, die Kommunikation mit einzelnen Teammitgliedern, die Lösung nuancierterer Probleme und die permanente Aufzeichnung einer detaillierten Historie von Updates, Diskussionen oder Entscheidungen sind Aufgaben, die oft am besten per E-Mail erledigt werden.