Elektronische Daten spielen in rechtlichen Auseinandersetzungen eine immer größere Rolle. E-Mails, Dokumente, Chatverläufe, Datenbanken, Cloud-Dateien oder andere digitale Informationen können relevante Inhalte enthalten, die im Rahmen eines Rechtsstreits, einer internen Untersuchung oder einer behördlichen Anfrage benötigt werden.
Genau hier setzt E-Discovery an. Der Begriff beschreibt Prozesse, mit denen elektronisch gespeicherte Informationen identifiziert, gesichert, durchsucht, ausgewertet und für eine weitere rechtliche Prüfung bereitgestellt werden.
Für Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen bedeutet das: Neben juristischem Fachwissen werden zunehmend geeignete technische Prozesse benötigt, um große Mengen digitaler Informationen strukturiert und nachvollziehbar bearbeiten zu können.
Was ist E-Discovery?
E-Discovery steht für „Electronic Discovery“ und bezeichnet die Suche, Sicherung, Aufbereitung und Analyse elektronisch gespeicherter Informationen im Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren oder Untersuchungen.
Während früher ein großer Teil relevanter Unterlagen in Papierform vorlag, befinden sich geschäftliche Informationen heute überwiegend in digitalen Systemen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- E-Mails und Anhänge
- Word-, Excel- und PDF-Dateien
- Datenbanken
- Chat- und Kommunikationsdaten
- Dateien aus Cloud-Speichern
- Kalenderdaten
- Bilder und Audiodateien
- Protokoll- und Logdateien
- Daten von Computern und mobilen Geräten
- Informationen aus Unternehmensanwendungen
Die Herausforderung besteht deshalb häufig nicht darin, ob Daten vorhanden sind, sondern darin, relevante Informationen innerhalb großer Datenbestände zu identifizieren.
Warum ist E-Discovery für die Rechtsbranche wichtig?
Unternehmen erzeugen jeden Tag große Mengen elektronischer Informationen. Viele davon werden über Jahre gespeichert oder befinden sich verteilt auf unterschiedlichen Systemen.
Kommt es zu einem Rechtsstreit oder einer internen Untersuchung, müssen möglicherweise genau diese Informationen gefunden und ausgewertet werden.
Eine manuelle Suche kann bei großen Datenbeständen schnell aufwendig werden.
E-Discovery-Prozesse sollen dabei helfen, relevante Daten strukturiert einzugrenzen und für die weitere Bearbeitung verfügbar zu machen.
Für Kanzleien und Rechtsabteilungen können dadurch insbesondere folgende Vorteile entstehen:
- strukturiertere Datensuche
- schnellere Identifikation relevanter Dokumente
- bessere Nachvollziehbarkeit von Datenbeständen
- effizientere Zusammenarbeit bei umfangreichen Verfahren
- gezieltere Aufbereitung großer Informationsmengen
Technologie ersetzt dabei nicht die juristische Bewertung. Sie kann jedoch helfen, die benötigten Informationen effizienter bereitzustellen.
Welche elektronischen Daten können relevant sein?
Grundsätzlich können sehr unterschiedliche Arten digitaler Informationen für eine Untersuchung oder ein Verfahren relevant werden.
Besonders häufig spielen E-Mails eine wichtige Rolle. Geschäftliche Entscheidungen, Absprachen und interne Kommunikation werden heute zu einem großen Teil elektronisch dokumentiert.
Eine professionelle E-Mail-Archivierung kann deshalb für Unternehmen und Kanzleien ein wichtiger Bestandteil einer strukturierten Datenhaltung sein.
Neben E-Mails können aber auch Dokumente, Tabellen, Datenbanken, Chatverläufe oder technische Protokolle relevante Informationen enthalten.
Welche Daten tatsächlich benötigt werden, hängt immer vom konkreten Fall und den rechtlichen Anforderungen ab.
Metadaten können zusätzliche Informationen liefern
Bei elektronischen Dokumenten ist nicht nur der sichtbare Inhalt relevant.
Digitale Dateien können zusätzliche Informationen enthalten, sogenannte Metadaten.
Je nach Dateityp und System können daraus beispielsweise Informationen hervorgehen über:
- Erstellungszeitpunkt
- Änderungszeitpunkt
- Dateiformat
- Autor oder Benutzer
- Speicherort
- Versionsinformationen
- technische Eigenschaften
Solche Informationen können bei der Einordnung elektronischer Dokumente hilfreich sein.
Deshalb sollte bei der Verarbeitung relevanter Daten darauf geachtet werden, dass wichtige technische Informationen nicht unbeabsichtigt verändert oder entfernt werden.
E-Discovery und digitale Beweissicherung
Ein wesentlicher Bestandteil eines professionellen E-Discovery-Prozesses ist die kontrollierte Sicherung der benötigten Daten.
Einfach Dateien zu kopieren oder weiterzuleiten ist nicht in jeder Situation ausreichend. Je nach Anwendungsfall kann es notwendig sein, nachvollziehbar zu dokumentieren, woher Daten stammen und wie sie verarbeitet wurden.
Besonders bei sensiblen oder potenziell beweisrelevanten Informationen sollte deshalb darauf geachtet werden, dass die ursprünglichen Daten möglichst unverändert erhalten bleiben.
Dazu gehören unter anderem geeignete Zugriffsrechte, dokumentierte Prozesse und sichere Speicherorte.
Was ist der Unterschied zwischen E-Discovery und IT-Forensik?
E-Discovery und IT-Forensik überschneiden sich in einigen Bereichen, verfolgen jedoch nicht immer dasselbe Ziel.
Bei E-Discovery steht häufig die strukturierte Identifikation, Sammlung und Auswertung elektronischer Informationen für rechtliche oder regulatorische Zwecke im Vordergrund.
IT-Forensik beziehungsweise Computerforensik beschäftigt sich stärker mit der technischen Untersuchung digitaler Systeme und Datenträger.
Dabei kann beispielsweise untersucht werden:
- welche Aktivitäten auf einem System stattgefunden haben
- welche Dateien vorhanden oder verändert wurden
- welche Benutzer auf bestimmte Informationen zugegriffen haben
- ob Hinweise auf Manipulationen bestehen
- ob Schadsoftware beteiligt war
Auch Malware oder andere technische Spuren können bei einer forensischen Untersuchung relevant werden.
Welche Methode erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Fall ab.
Wie läuft ein E-Discovery-Prozess ab?
Der genaue Ablauf kann je nach Verfahren, Unternehmen und Datenmenge unterschiedlich sein. Grundsätzlich lässt sich E-Discovery jedoch in mehrere Phasen unterteilen.
1. Relevante Datenquellen identifizieren
Zunächst muss festgestellt werden, wo sich potenziell relevante Informationen befinden.
Das können beispielsweise E-Mail-Systeme, Dateiserver, Cloud-Speicher, Arbeitsplatzcomputer, Unternehmensanwendungen oder mobile Geräte sein.
Gerade in Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Systemen ist dieser Schritt entscheidend.
2. Daten sichern
Anschließend werden benötigte Informationen entsprechend den jeweiligen Anforderungen gesichert.
Dabei sollte vermieden werden, dass relevante Daten versehentlich verändert, überschrieben oder gelöscht werden.
3. Daten sammeln und aufbereiten
Die gesicherten Informationen werden gesammelt und technisch für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
Dabei können beispielsweise Dateiformate vereinheitlicht, Duplikate erkannt oder Datenbestände strukturiert werden.
4. Datenmenge reduzieren
Nicht jede vorhandene Datei ist für einen konkreten Fall relevant.
Durch geeignete Filter und Suchkriterien kann die zu prüfende Datenmenge reduziert werden.
Mögliche Kriterien sind beispielsweise:
- bestimmte Zeiträume
- beteiligte Personen
- E-Mail-Adressen
- Dateitypen
- Suchbegriffe
- bestimmte Systeme oder Speicherorte
Dadurch können große Datenbestände wesentlich effizienter bearbeitet werden.
5. Inhalte prüfen
Die verbleibenden Informationen können anschließend fachlich beziehungsweise juristisch geprüft werden.
Technische Systeme können die Suche und Strukturierung unterstützen. Die Entscheidung über die rechtliche Bedeutung einzelner Informationen bleibt jedoch eine fachliche Aufgabe.
6. Daten bereitstellen
Abhängig vom jeweiligen Verfahren werden relevante Informationen anschließend in einer geeigneten Form bereitgestellt oder weiterverarbeitet.
Dabei sollten Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen berücksichtigt werden.
Datenschutz spielt bei E-Discovery eine zentrale Rolle
Bei E-Discovery können große Mengen personenbezogener oder vertraulicher Informationen verarbeitet werden.
Dazu können unter anderem Mitarbeiterdaten, Kundendaten, interne Kommunikation oder sensible Geschäftsunterlagen gehören.
Für Unternehmen und Kanzleien in Österreich beziehungsweise innerhalb der EU ist deshalb insbesondere der Datenschutz zu berücksichtigen.
Die DSGVO gilt bereits seit 2018 und sollte heute nicht mehr als „neue Entwicklung“ dargestellt werden. Vielmehr gehört Datenschutz inzwischen zu den grundlegenden Anforderungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Je nach konkretem Fall können unter anderem folgende Punkte relevant sein:
- Zweck der Datenverarbeitung
- Zugriffsberechtigungen
- sichere Speicherung
- Datenübertragung
- Aufbewahrung
- Löschung
- Dokumentation
- Schutz personenbezogener Daten
Welche konkreten rechtlichen Anforderungen gelten, sollte im jeweiligen Fall juristisch geprüft werden.
Zugriffsrechte müssen klar geregelt sein
Elektronische Daten aus rechtlichen Verfahren können besonders sensible Informationen enthalten.
Deshalb sollte nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche Datenbestände erhalten.
Ein geeignetes Berechtigungskonzept kann sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Besonders wichtig sind dabei:
- individuelle Benutzerkonten
- rollenbasierte Berechtigungen
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- nachvollziehbare Zugriffe
- regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen
Verlassen Mitarbeiter ein Unternehmen oder wechseln ihre Aufgaben, sollten nicht mehr benötigte Zugriffsrechte entsprechend angepasst werden.
E-Discovery in Microsoft 365 und Cloud-Umgebungen
Viele Unternehmen und Kanzleien arbeiten heute mit Cloud-Diensten und Plattformen wie Microsoft 365.
Dadurch befinden sich geschäftliche Informationen nicht mehr ausschließlich auf lokalen Servern.
E-Mails, Dateien, Kalenderinformationen und weitere Daten können über unterschiedliche Cloud-Dienste verteilt sein.
Bei der Planung von E-Discovery-Prozessen sollte deshalb frühzeitig geklärt werden, welche Systeme im Unternehmen genutzt werden und wo relevante Informationen gespeichert sind.
Eine saubere Dokumentation der eigenen IT-Landschaft erleichtert später die Identifikation benötigter Daten erheblich.
E-Mail-Archivierung und E-Discovery
E-Mails gehören in vielen Unternehmen zu den wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmitteln.
Eine strukturierte Archivierung kann dabei helfen, ältere Kommunikation auch später nachvollziehbar und auffindbar zu halten.
Dabei sollte zwischen Backup und Archivierung unterschieden werden.
Ein Backup dient in erster Linie dazu, Daten nach Verlust oder technischen Problemen wiederherstellen zu können.
Eine Archivierung verfolgt dagegen andere Ziele und kann insbesondere die langfristige strukturierte Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Informationen unterstützen.
Für Kanzleien und Unternehmen kann es sinnvoll sein, beide Bereiche in der eigenen IT-Strategie getrennt zu betrachten.
Cyberangriffe können E-Discovery zusätzlich erschweren
Cyberangriffe stellen auch für Kanzleien und Rechtsabteilungen ein relevantes Risiko dar.
Wird ein Unternehmen beispielsweise Opfer eines Ransomware-Angriffs, können Dateien verschlüsselt, verändert oder gelöscht werden.
Neben dem unmittelbaren IT-Ausfall kann dadurch auch die spätere Auswertung elektronischer Informationen erschwert werden.
Eine geeignete Sicherheitsstrategie sollte deshalb unter anderem berücksichtigen:
- regelmäßige Backups
- Zugriffsschutz
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- aktuelle Systeme
- Endpoint-Sicherheit
- Netzwerksegmentierung
- Monitoring
- dokumentierte Notfallprozesse
IT-Sicherheit und Datenmanagement sind damit wichtige technische Grundlagen für eine zuverlässige digitale Arbeitsumgebung.
Warum strukturierte Datenhaltung entscheidend ist
E-Discovery beginnt nicht erst dann, wenn tatsächlich ein Rechtsstreit entsteht.
Unternehmen, die ihre Daten bereits im normalen Arbeitsalltag strukturiert verwalten, haben später einen erheblichen organisatorischen Vorteil.
Wenn niemand weiß, wo relevante Dokumente gespeichert werden, welche Systeme genutzt werden oder wer Zugriff besitzt, kann eine spätere Datensuche unnötig kompliziert werden.
Eine durchdachte Informationsstruktur kann deshalb helfen, elektronische Daten schneller zu identifizieren und kontrolliert bereitzustellen.
Herausforderungen durch große Datenmengen
Eine der größten Herausforderungen moderner E-Discovery-Prozesse ist die Menge an vorhandenen Informationen.
Unternehmen kommunizieren heute über deutlich mehr digitale Kanäle als früher.
Neben klassischen E-Mails und Office-Dokumenten können auch Cloud-Dateien, Kollaborationsplattformen, Chats und andere Systeme relevant werden.
Dadurch steigt nicht nur die Datenmenge. Auch die Anzahl unterschiedlicher Speicherorte und Dateiformate nimmt zu.
Ein strukturierter Prozess ist deshalb wichtiger als die reine Menge an verfügbarer Speicherkapazität.
Automatisierung und KI bei der Analyse elektronischer Daten
Moderne Technologien können dabei helfen, große Datenbestände effizienter zu strukturieren und zu durchsuchen.
Automatisierte Verfahren können beispielsweise bei der Erkennung von Duplikaten, der Klassifizierung von Dokumenten oder der Priorisierung bestimmter Inhalte unterstützen.
Auch KI-basierte Systeme gewinnen in diesem Bereich an Bedeutung.
Dabei gilt jedoch: Automatisierte Systeme sollten als Unterstützung verstanden werden. Bei rechtlich relevanten Entscheidungen sind geeignete Kontrollen und fachliche Bewertungen weiterhin erforderlich.
Gerade bei sensiblen Daten sollten außerdem Datenschutz, Vertraulichkeit und die verwendeten Systeme sorgfältig berücksichtigt werden.
Warum E-Discovery für Kanzleien zunehmend eine IT-Frage ist
Rechtsanwaltskanzleien arbeiten heute mit großen Mengen vertraulicher digitaler Informationen.
Damit E-Discovery zuverlässig funktionieren kann, benötigt eine Kanzlei deshalb nicht nur juristisches Know-how, sondern auch eine geeignete technische Grundlage.
Dazu gehören beispielsweise:
- sichere IT-Systeme
- strukturierte Dateiablagen
- zuverlässige Backups
- geeignete Archivierung
- klare Benutzer- und Zugriffsrechte
- Schutz vor Cyberangriffen
- dokumentierte IT-Prozesse
Eine moderne und gut betreute IT-Infrastruktur kann deshalb einen wichtigen Beitrag dazu leisten, elektronische Informationen kontrolliert und effizient zu verwalten.
Fazit: E-Discovery benötigt strukturierte Daten und sichere IT
E-Discovery ist heute ein wichtiger Bestandteil des Umgangs mit elektronischen Informationen in rechtlichen Verfahren und Untersuchungen.
E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Cloud-Dateien und technische Informationen können wichtige Inhalte enthalten. Entscheidend ist deshalb, dass diese Daten zuverlässig identifiziert, gesichert und strukturiert verarbeitet werden können.
Für Kanzleien und Rechtsabteilungen bedeutet das auch, ihre IT-Infrastruktur entsprechend vorzubereiten.
Klare Datenstrukturen, sichere Zugriffsrechte, E-Mail-Archivierung, Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen erleichtern nicht nur den normalen Arbeitsalltag, sondern können auch die Grundlage für einen strukturierten Umgang mit elektronischen Informationen bilden.
Das Support Center 24 unterstützt Unternehmen und Kanzleien bei der technischen Grundlage dafür – von IT-Infrastruktur und Datensicherheit bis zu Backup-, Archivierungs- und Cloud-Lösungen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Was bedeutet E-Discovery?
E-Discovery steht für Electronic Discovery und bezeichnet Prozesse zur Identifikation, Sicherung, Suche, Aufbereitung und Analyse elektronisch gespeicherter Informationen im Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren oder Untersuchungen.
2. Welche Daten können bei E-Discovery relevant sein?
Je nach Fall können unter anderem E-Mails, Dokumente, Tabellen, Datenbanken, Chatverläufe, Cloud-Dateien, Bilder, Audiodateien und technische Protokolle relevant sein.
3. Was ist der Unterschied zwischen E-Discovery und IT-Forensik?
E-Discovery konzentriert sich vor allem auf die Identifikation und Verarbeitung elektronischer Informationen. IT-Forensik untersucht digitale Systeme und Spuren technisch detaillierter. Beide Bereiche können sich überschneiden.
4. Welche Rolle spielen E-Mails bei E-Discovery?
E-Mails können geschäftliche Entscheidungen, Absprachen und Kommunikation dokumentieren und deshalb je nach Verfahren eine wichtige Informationsquelle darstellen.
5. Ist E-Mail-Archivierung dasselbe wie ein Backup?
Nein. Backups dienen hauptsächlich der Wiederherstellung verlorener Daten. Archivierung dient stärker der strukturierten und langfristigen Aufbewahrung beziehungsweise Wiederauffindbarkeit von Informationen.
6. Welche Rolle spielt Datenschutz bei E-Discovery?
Eine wichtige Rolle. Bei der Verarbeitung können personenbezogene und vertrauliche Informationen betroffen sein. Deshalb müssen unter anderem Zugriffsrechte, Speicherung, Übertragung und die jeweiligen rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
7. Kann KI bei E-Discovery eingesetzt werden?
Technische und KI-basierte Verfahren können bei der Strukturierung und Analyse großer Datenbestände unterstützen. Bei rechtlich relevanten Entscheidungen sind jedoch weiterhin geeignete fachliche Kontrollen erforderlich.
8. Warum ist IT-Sicherheit für E-Discovery wichtig?
Unzureichend geschützte Systeme können zu Datenverlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff führen. Sichere Systeme, Backups und kontrollierte Zugriffsrechte schaffen deshalb eine wichtige technische Grundlage.